一是格式正确：二是内容清楚。格式正确包括称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分。
内容清楚，特别是正文内容更要清楚、明白，才能达到通信的目的。
（一）开头写称呼。称呼写在信纸的排名较好行，顶格写，后面用冒号。平时称呼收信人什么，在信中还称呼什么，注意体现写信人与收信人的关系。
（二）中间写正文。正文，是信的内容，是主要的部分，与收信人要说的话都应写在正文。正文在称呼下一行空两格写起。
（三）结尾写祝愿语。
写完正文以后，还要写一些话向收信人表示祝愿。收信人的身份不同，祝愿语也不一样。
（四）比较后面署名和写日期。写完信之后，写上自己的名字，如果代人写信，就写上写信人的名字。